Mục lục
Khách sạn chủ yếu kinh doanh dịch vụ lưu trú và ăn uống. Hiện nay cùng với việc phát triển của ngành du lịch và cuộc cạnh tranh thu hút khách, hoạt động kinh doanh khách sạn không ngừng được mở rộng và đa dạng hoá. Ngoài hai dich vụ trên, các khách sạn cũng bổ sung các hoạt động khác như tổ chức các hội nghị, hội thảo, phục vụ vui chơi, giải trí…
Khách sạn nào cũng có cơ cấu tổ chức cụ thể dựa vào mô hình và quy mô của khách sạn đó. Khách sạn thường được chia theo chức năng thành các bộ phận riêng biệt: bộ phận lễ tân, bộ phận buồng phòng, bộ phận nhà hàng & quầy uống, bộ phận kế toán, bộ phận kĩ thuật, bộ phận bảo vệ, bộ phận kinh doanh tổng hợp, bộ phận nhân sự… Mỗi bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, quan trọng đảm bảo khách sạn hoạt động trơn tru, hiệu quả nhất.
Sau đây là một số chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong khách sạn:
Bộ phận lễ tân:
Bộ phận lễ tân được ví như bộ mặt của khách sạn trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, với nhà cung cấp và đối tác. Đây chính là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn và giữa các bộ phận của khách sạn với nhau. Ngoài ra, bộ phận lễ tân còn là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, thị hiếu của khách hàng….giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lưu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách để kịp thời đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Nhiệm vụ:
+ Đón tiếp, nhận khách, giải quyết các yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận lien quan.
+ Hướng dẫn khách làm các thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách.
+ Thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm/dịch vụ trong khách sạn
+ Lưu trữ thông tin của khách hàng lên hệ thống
+ Báo cáo với quản lý tình hình hoạt động
+ Liên kết, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.
Bộ phận buồng phòng:
Bộ phận buồng phòng cung cấp các sản phẩm/dịch vụ tài chính tại khách sạn, giúp mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn. Chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lưu trú của khách hàng tại khách sạn. Phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng. Bộ phận buồng phòng có thể được phân thành những bộ phận nhỏ với các chức năng riêng như bộ phận dọn phòng, bộ phận giặt ủi, kho vải,…
Nhiệm vụ:
+ Chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách
+ Vệ sinh buồng phòng hàng ngày
+ Kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh
+ Nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách
+ Báo cho bộ phận lễ tân các vấn đề có liên quan
+ Nắm được tình hình khách thuê phòng
Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
Chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn, hạch toán chi phí tại bộ phận
Nhiệm vụ:
+ Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống
+ Phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn
+ Cung cấp các dịch vụ bổ sung như tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu của khách
Bộ phận kinh doanh tổng hợp
Bộ phận này bao gồm bộ phận kinh doanh và marketing. Chức năng của bộ phận này là tìm kiếm khách hàng cho các bộ phận khác như bộ phận buồng phòng, bộ phận nhà hàng,..Mở rộng doanh thu, thu hút khách hàng tiềm năng cho khách sạn.
Nhiệm vụ:
+ Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng
+ Tiếp thị sản phầm
+ Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh
+ Thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn
+ Khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả
Bộ phận nhân sự:
Bộ phận nhân sự không phụ thuộc khách hàng, không dính dáng gì đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi.
Nhiệm vụ:
+ Tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên
+ Ban hành các thể chế, quy chế làm việc
+ Theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên
Bộ phận kế toán:
Bộ phận kế toán quyết định các chiến lược về tài chính của khách sạn, tìm nguồn vốn cho khách sạn. Theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ,…
Nhiệm vụ:
+ Lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn
+ Lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn khách sạn
+ Lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm
+ Quản lý và giám sát thu, chi
Việc quản lý toàn bộ các bộ phận của khách sạn cũng như các hoạt động của khách sạn rất phức tạp. Vì vậy, Webhotel đã đưa ra giải pháp quản lý chuyên nghiệp dành cho các khách sạn với các ứng dụng tiện ích như: đặt phòng, lễ tân, quản lý phòng, quản lý dịch vụ…Đó chính là Phần mềm quản lý khách sạn (PMS).
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí.
Hotline: (024) 6259 8807
Website: webhotel.vn
Email: info@webhotel.vn